ビジネスメールで、冷たい文章になっていないか心配になったことありませんか？
また、実際にもらったメールが冷たく感じてモヤモヤしたことはないでしょうか？
私も、メールでのコミュニケーションに迷いや不安を感じることがありました。
- ぶっきらぼうになっていないか
- 硬すぎて冷たくないか
- 相手に印象が悪くないか
と悩み、メール作成に時間をかけすぎてしまうことも。
文章だと冷たい感じになっちゃうんですよね・・・
そんな私が参考にしていたのは、実際にもらって良いなと思ったメールたち。
特に、お客様からもらって嬉しかったメールは、送る側としても参考になるものばかりでした。
そんな実際使える例文を、よくあるパターン別にまとめて紹介します。
柔らかい表現に必須の「クッション言葉」
メールを冷たい印象にしないための重要なテクニックは「クッション言葉」です。
クッション言葉とは、
クッション言葉とは、ストレートに言ってしまうときつくなりがちな言葉の衝撃をやわらげてくれる働きをもつ言葉です。クッション言葉を使うことで相手への配慮や思いやりを示すことができ、言いにくいことも言いやすくなります。
セラピストプラスより引用 https://co-medical.mynavi.jp/contents/therapistplus/lifestyle/business_manner/1581/
例えば、何かをお願いするときの「恐れ入りますが、」とか、
断りを入れるときの「心苦しいのですが、」など。
私も仕事をしていて、この人とはやり取りがしやすいなと感じる人は例外なくクッション言葉を上手に使っていました。
個人で仕事をしているフリーランスの方はメールも上手な人が多かったです。
人柄も仕事を続ける上では大切ですもんね。
まずはクッション言葉のバリエーションを覚えてみるだけでも、かなり印象が変わるはずです。
「クッション言葉」と検索するとたくさん例文が出てくるので、試してみてください。
気持ちが伝わる、実際もらって嬉しかったメール文
相手と良い関係性を築くために、丁寧な言い方でなおかつ気持ちを伝えることが大切です。
というわけで、私が実際にもらって嬉しかった言葉と、周りの人にもヒアリングして、とてもいい言い方だと思ったメール文を紹介します。
柔らかい表現 お礼編
お礼が上手な人は仕事ができます。
信頼関係は感謝の気持ちから。それは言葉できちんと伝えたいですよね。
「おかげさまで」
役に立っている、信頼されているという気持ちが伝わってきて、これからもお客様のために頑張ろうと思える一言でした。
伝える側としても謙虚さを忘れず、お使いやすい言葉でもあるので重宝していました。
- おかげさまで無事に納品が完了いたしました。
- おかげさまで売り上げが好調です。
- 皆様のおかげで今年も無事一年を締めくくることができました。
「ご丁寧に」
こちらからの気遣いや、フォローなどサービス面に対して言ってもらえると嬉しかった言葉です。
送る側としては、「ありがとうございます。」など一言だとテンプレートっぽくて味気ないかなという時に使えます。
- ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます。
- いつも丁寧なご説明をいただき助かっています。
「お言葉に甘えて」
こちらからの気持ちを快く受け取ってもらえたと感じた一言です。
一言お礼だけでも十分ですが、人の好意を受け取るのが上手だなと思いました。
- お言葉に甘えて、〇〇していただけますと幸いです。
- お言葉に甘えさせていただきます。
「さすが」
納品した商品やサービスを褒めてもらった時に嬉しかった一文です。
とても大きな気持ちが伝わってきて、これからも期待に応えたいと思う言葉でした。
ある程度継続的なお取引を重ねたりしても、それをしてもらって当たり前とならない姿勢が関係を長続きさせてくれますよね。
- さすがの仕上がりでした！
- いつもさすがだなと思って見習わせていただいております。
- さすが〇〇さんです。
柔らかい表現 説明編
メールで経緯やお願い事の理由を説明するのって意外に難しいです。
一方的で命令するような言い方にならないようにしたいですよね。
「おっしゃる通り」
こちらからの問い合わせに対して、一度受け止めてもらえたと安心感を与える一言です。
相手への尊敬を表す時にも使えますし、否定の文章をつなげる時にも言い方が柔らかくなります。
- おっしゃる通りで、〇〇しようと考えいたところでした。そのため・・・・・
- おっしゃる通り××なのですが、今回は□□のため変更させていただきたいと考えております。
「というのも、〇〇でして・・・」
理由を説明する時の枕詞として使いやすい表現です。
私もよくやってしまったのですが、理由を説明しても一方的な都合みたいになってしまいがち。
色々な事情や理由があって、どうしても、、、というニュアンスが出てきます。
- というのも、〇〇という理由で××でして。
- というのも、以前から□□という話がありまして、、、
柔らかい表現 お願い編
相談させてください。
仕事の依頼で、ぼんやりしているまま渡される時もありますよね。詳細はこちらで詰めていくなど。
そんな時も「後はよろしく」ではなく、主体的な視点で「一緒に考えて欲しい」というスタンスはとても大切です。
相談させて欲しいと言われると信頼されていると感じました。
私が発注者側の時もよく使っています。
- この部分は、良い方法がないか相談させてください。
- まだ話が出た段階なのですが、また相談させてください。
今後ともお力添えの程、よろしくお願いします
最後の締めは定型文化しがちですが、お礼のメールなどは締めまで丁寧に描かれているとしっかりした人だと感じます。
思わずこちらこそと返したくなる一文でした。
距離を近づけるちょっとした表現編
ちょっとした言葉で、その人の人柄や個性が見えると親近感がわきますよね。
季節柄や、相手を気遣う定番の挨拶
- お休みはゆっくり過ごせましたか。
- 〇〇さんも熱中症などお気をつけくださいね。
個人的に
- 個人的に気に入っています。
- 私個人として○○なので
！ （ビックリマーク）
フランクで付き合いやすく感じる記号。
業界によってはNGのところも多いかもしれませんが、お客様から来たときはうれしく感じました。
なるべく失礼のないように気を付け、嬉しい時や快く返事をするような時は、硬くなりすぎないよう使っています。
- とても嬉しいです！（驚き+喜び）
- 失礼いたしました！（軽い内容のお詫び+急ぎ返事をしたことを強調）
余談ですが、NETFLIXの番組「世界の今をダイジェスト」で、このマークの歴史をたどった話があります。
時代によってこの文字が持つ印象や役割が違う、というのが、とても興味深くて面白いのでお勧めです！
まとめ 言い方ひとつで仕事は変わります
メールの文章って難しいですよね。
会話であれば、声のトーンや表情で伝わる印象も文字だけではどうしても冷たい印象になりがちです。
気づかないうちに相手に悪印象を与えていたらもったいないですよね。
メールを柔らかい表現にするには
- クッション言葉相
- 手を気遣う一言
がポイントです。
クッション言葉のバリエーションをたくさん持って、予測変換登録をしたり、例文としてメモ帳に残しておくのがオススメ。
このブログの例文が参考になれば幸いです。
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